Support multi-langue total
M-Files est disponible dans plus de 17 langues, avec des métadonnées (ou propriétés) multilingues. Par exemple, une personne peut rechercher tous les documents triés par "Type d'industrie", une autre peut rechercher l'équivalent allemand ; "Wirtschaftszweig". Les deux personnes verront les mêmes résultats dans la langue de leur choix. Le passage d'une langue à l'autre est facile et se fait au niveau du client, ce qui signifie que deux utilisateurs dans la même pièce peuvent travailler sur deux éditions linguistiques différentes.
C'est facile, il suffit d'enregistrer et de marquer
Supposons que vous ayez une proposition datée du 1er juin 2020, liée à un client de la "Société B" et au projet "Renouvellement du site Web". Dans un système de fichiers traditionnel, vous devez choisir de stocker le fichier dans le dossier client, projet ou propositions. Cependant, dans M-Files, vous pouvez accéder au même fichier par le biais de plusieurs vues dynamiques telles que Documents par client - Société B, Propositions par mois - Juin 2020, ou Documents par projets - Renouvellement du site Web.
Gestion des métadonnées
M-Files est fondamentalement un système orienté métadonnées où les documents et autres entités de données sont classés avec des métadonnées au lieu des dossiers traditionnels. La navigation dans M-Files repose sur des vues dynamiques basées sur des métadonnées. Les permissions des objets dans M-Files peuvent être basées sur des métadonnées de sorte que, par exemple, la classe du document et le client auquel le document est lié définissent ensemble la visibilité du fichier. Les flux de travail sont également fortement axés sur les métadonnées.
Administration
Les administrateurs peuvent facilement gérer la structure des métadonnées à l'aide d'une console centralisée dotée d'une interface utilisateur graphique simple. Aucune programmation ou script n'est nécessaire. Grâce à la console de l'administrateur système, il est facile de définir de nouveaux types d'objets, des classes, des définitions de propriétés, des flux de travail, etc. En outre, tous les types de données courants sont pris en charge, tels que le texte, les chiffres, les booléens, les dates, les heures, les listes, etc.
Au-delà de la simple indexation du contenu
Les propriétés des métadonnées M-Files peuvent également être filtrées et pilotées en fonction des autres propriétés : Par exemple, après avoir sélectionné un pays, la liste des villes peut être automatiquement filtrée, et une fois qu'une ville est choisie, la liste des codes postaux peut être automatiquement filtrée. En outre, les propriétés des métadonnées peuvent avoir des valeurs automatiques, de la simple numérotation automatique aux valeurs automatiques concaténées. Par exemple, les conventions de dénomination des documents peuvent être appliquées en nommant automatiquement certains types de documents avec une combinaison de type, de date et de numéros générés. Les règles de validation automatisées sont également prises en charge (par exemple, le numéro de projet doit contenir quatre chiffres). Il est également possible de remplir les propriétés de métadonnées de M-Files avec des valeurs provenant directement de votre système CRM ou ERP. Par exemple, une propriété de métadonnées Client peut être définie comme une liste déroulante alimentée par votre CRM ; lorsqu'un nouveau client est ajouté dans le CRM, la liste dans M-Files est automatiquement mise à jour.
