Un avantage concurrentiel pour les entreprises sophistiquées

Souvent, les contrats ne sont pas autonomes, mais font partie d'un réseau d'accords connexes, et ils entraînent généralement des obligations d'exécution et de paiement. Ce sont des raisons importantes pour utiliser un système capable de gérer le cycle de vie complet des contrats, qui commence par la création du contrat, passe par la négociation et la signature du contrat, puis par la supervision active du contrat, et enfin par son élimination.
Un système qui assure le suivi des jalons contractuels, fournit des rappels et des avis sur les dates critiques, et recherche les conflits, est un élément essentiel de toute entreprise sophistiquée aujourd'hui. Omettre un renouvellement ou un paiement ou négliger une obligation envers une partie liée peuvent être des erreurs coûteuses qui peuvent être entièrement évitées avec l'aide de M-Files et de notre solution de gestion des contrats.

Création, approbation et adoption des contrats

Réduisez le temps d'élaboration des contrats en améliorant la coordination, en évitant les doublons, en gérant les versions et en maintenant une bibliothèque de modèles de contrats et de projets de contrats.
  • Gérer et organiser les modèles et les bibliothèques de contrats.
  • Évitez les conflits avec les clients.
  • Travailler efficacement en équipe.
  • Suivre les brouillons de contact, avec les versions majeures et mineures, les révisions.
  • Déployer le contrat fini en tant que modèles de contrat.
  • Traitez facilement les contrats multipartites, les pièces jointes et les contrats connexes.
Homme fouillant dans un classeur
Homme regardant un formulaire rempli

Phase de signature du contrat

Coordonner les étapes finales et les perfectionnements des contrats, les préparer pour la signature, y compris les mises à jour des conditions, des dates, des jalons et des signataires ; puis peaufiner les flux de signature, les types et les priorités, suivis de la distribution du contrat pour la signature ; suivre les progrès, y compris les demandes de modification de dernière minute.
  • Définir les parties notifiantes.
  • Contrôle de la signature, priorité et ordre.
  • Capacité à gérer les signataires internes et externes.
  • Combinaison de signatures électroniques et de signatures manuscrites.
  • Possibilité de renvoyer, d'annuler ou de modifier un contrat envoyé pour signature.
  • Piste d'audit, y compris les approbations, les modifications et les délais de signature.

Gestion active des contrats

Réduisez les risques commerciaux et améliorez la conformité ; évitez l'impact négatif du non-respect des délais, réagissez aux changements de parties notifiantes, envoyez et gérez les rappels, effectuez tous les paiements et livraisons à temps et suivez les performances des contreparties.
  • Évitez les pénalités, grâce au système de notification active.
  • Recevoir des notifications opportunes des étapes et des expirations.
  • Suivez les obligations de paiement et de livraison physique - dans les deux sens !
  • Profitez d'une gestion souple des renouvellements.
  • Profitez de la gestion intégrée du maintien des contrats.
  • Évitez la fuite de données sensibles.
Les femmes montrent la gestion des contrats en direct

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